Der (digitale) Schlüssel zum Erfolg

Alternativer Schlüsseldienst emerkey öffnet Türen dank IT-Systemhaus NetComData

Schlüssel verloren oder versehentlich ausgesperrt? Das passiert schneller, als gedacht. Wer nicht gerade bei einem vertrauensvollen Nachbarn einen Zweitschlüssel deponiert hat, muss in dieser Notsituation meist auf teure Schlüsseldienste zurückgreifen, um wieder Zugang zum eigenen Wohnraum zu erhalten. Doch 2017 hat sich ein junges Paar aus Wien eine weitaus günstigere und schnellere Alternative überlegt. Rebecca Povoden und Gregor Schiefer gründeten die emerkey GmbH mit der Idee, Ersatzschlüssel in einem sicheren Automaten an einem zentralen Standort zu hinterlegen, von dem mithilfe eines Zugangscodes der Schlüssel bei Bedarf einfach abgeholt oder sogar geliefert werden kann. Für eine reibungslose Online-Registrierung für Nutzer und eine einwandfreie Funktionsweise des Systems bei der Ausgabe der Schlüssel setzt das österreichische Unternehmen auf die digitale Expertise der NetComData GmbH aus Kassel.

Gemeinsam gewachsen

Von der Idee bis zur Umsetzung gehören bekanntlich viele, teils auch schwierige Schritte, die junge Unternehmer meistern müssen. Deshalb ist es besonders gut, wenn ein starker Partner zur Seite steht. „Als kleines, noch heranwachsendes Unternehmen war uns in der Anfangszeit schnell klar, dass wir im Bereich Digitalisierung Unterstützung benötigen würden, um wirklich professionell und vor allem auch sicher dazustehen“, beschreibt emerkey-Geschäftsführer Gregor Schiefer. „Hierbei brauchten wir nicht nur ein sicheres System für die interne Abwicklung sowie für die Informations- und Registrierungsvorgänge für die Nutzer, sondern auch für die Automaten selbst, die die Schlüssel unserer Kunden sicher verwahren.“ Um das Zusammenspiel sämtlicher digitaler Systeme zu gewährleisten, vernetzte sich das Unternehmen mit Niko Neskovic, Geschäftsführer der NetComData GmbH aus Kassel sowie der CS nine GmbH aus Wien. Das Systemhaus bietet digitale Geschäftslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Start-ups und konnte deshalb auch emerkey von Beginn an unterstützen. „Wir haben all unsere Systeme und somit unser Unternehmen auf Basis der Lösung CONTENTShare aufgebaut“, so Schiefer weiter. „Das funktionierte so gut, dass wir seit Anfang 2022 zu 100 % mit der Software arbeiten und agieren.“

Vorne CI, hinten CS

Auf Grundlage der Software CONTENTShare, die dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverteilung, Prozesssteuerung und vereinfachter Kommunikation dient, steuert emerkey sämtliche Unternehmensabläufe. „Besonders schön ist, dass jeder – egal ob Mitarbeiter oder Kunde – auf ein und dasselbe System zugreift. Anwender nehmen darüber ihre Registrierung sowie die Buchung der Dienstleistung vor und wir nutzen es für all unsere internen digitalen Prozesse, wie etwa zum Vertragsmanagement, zur Abrechnung oder Kommunikation“, erklärt Schiefer. Während Anwender im Frontend zwar noch auf die Website des Unternehmens zugreifen, arbeitet im Hintergrund die Content- und Informations-Sharing-Software und stellt alle systemrelevanten Elemente zur Verfügung. Durch die Zugriffsmöglichkeiten von überall aus via Smartphone, Tablet, Notebook oder PC ist eine permanente Verfügbarkeit gewährleistet.

Wie ein intelligentes Navigationssystem

Automaten, wie emerkey sie zur Aufbewahrung der Schlüssel nutzt, sind bereits aus der Lagertechnik in Form von Werkzeugautomaten bekannt. Es galt aber ein System zu finden und zu entwickeln, das die Informationen aus den Anmeldedaten der Kunden mit der Position des Schlüssels verbinden konnte. „Hier haben wir in den vergangenen Jahren gemeinsam an Hard- und Software gearbeitet“, erklärt Niko Neskovic und ergänzt: „Unsere digitale Geschäftslösung vereint alle Informationen zentral in einer Software und dient so als eine Art intelligentes Navigationssystem, das bei Kundenanfragen den jeweiligen Nutzer mittels des Zugangscodes mit dem korrekten Fach und Schlüssel verbindet.“ Die Stahlgehäusetresore mit Sicherheitsschlössern verstauen die Schlüssel dank des Systems stets im Zufallsprinzip, um für möglichst große Sicherheit zu sorgen und zu verhindern, dass Außenstehende wissen, welches Fach zu welchem Anwender gehört. „Die IT-Experten haben uns hier bei jedem Schritt des Weges begleitet und beraten, sodass wir uns in einem ständigen Optimierungsprozess für unsere Kunden befinden“, führt Schiefer an. „Wir haben so eine Plattform geschaffen, die jedes Unternehmen nutzen kann, und das nicht nur für Schlüssel. Unser Ziel ist es deshalb, auch nach Deutschland zu expandieren. Hier bietet sich beispielsweise die Region Kassel und Fulda an, weil dort NetComData sitzt und als IT-Dienstleister auch unsere Franchisepartner vor Ort unterstützen kann.“ So steht hier zunächst vor allem die Erweiterung des Lieferdienstes für Schlüssel im Fokus, damit noch mehr Menschen davor bewahrt werden können, lange aus ihrer Wohnung ausgesperrt zu sein.

Offene Türen zu jeder Zeit

Um die Bereitstellung der Schlüssel rund um die Uhr gewährleisten zu können, ist eine ausfallsichere IT-Infrastruktur absolut unumgänglich. Als Managed Services Provider schafft NetComData eine vollkommen cloudbasierte, aber sichere Infrastruktur für den alternativen Schlüsseldienst, der sämtliche Server ausgelagert hat. „Sowohl physischer Schutz als auch Informationssicherheit sind äußerst wichtig. Durch unsere hohen Sicherheitsstandards ermöglichen wir zum einen eine große Ausfallsicherheit und Systemstabilität, aber auch eine ständige Überprüfung und Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben wie etwa in Bezug auf die DSGVO“, erklärt Neskovic. Dank des ständigen proaktiven Monitorings bekommen Kunden wie emerkey es nur selten mit, sollte es Probleme geben, da diese bereits in der Entstehungsphase erfasst, analysiert und behoben werden. Falls doch einmal ein Hindernis auftreten sollte, ist das IT-Systemhaus sofort zur Stelle. Gregor Schiefer lobt abschließend: „Da wir einen 24/7-Service anbieten, brauchen auch wir einen technischen Support, der jederzeit für uns da ist. Durch das sehr professionelle und zugleich angenehme Arbeitsverhältnis sehen wir NetComData als unsere eigene IT-Abteilung an und können uns deshalb immer darauf verlassen, dass für jedes auftretende Problem gleich mehrere Lösungen parat sind.“

Weitere Informationen unter www.netcomdata.de

Kurzprofil NetComData

Die NetComData GmbH ist ein IT-Systemhaus mit Sitz in Kassel und Fulda und betreut seit mehr als 25 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Wirtschaftszweigen. Der Dienstleister übernimmt Planung, Installation und Administration von IT-Infrastrukturen und legt großen Wert auf die Implementierung übersichtlicher, ganzheitlicher und zukunftsfähiger IT-Landschaften. NetComData ist spezialisiert auf die Integration aktueller, digitaler Geschäftsmodelle – auch in Traditionsunternehmen – und betrachtet eine vorausschauende EDV-Planung sowie die Individualität des Menschen und Diversität als wichtigste Faktoren für den Erfolg von Unternehmen. Mit der von Geschäftsführer Niko Neskovic entwickelten Software „CONTENTShare“ ermöglicht das Systemhaus Unternehmen, Gemeinden, Vereinen und Hausverwaltungen, sichere und effiziente digitale All-in-one-Lösungen einzubetten.

Kurzprofil emerkey

Die emerkey GmbH aus Wien bietet eine Alternative zum herkömmlichen Schlüsseldienst. Geschäftsführerin Rebecca Povoden und Geschäftsführer Gregor Schiefer gründeten das Unternehmen im Jahr 2017 mit der Idee, Ersatzschlüssel in einem sicheren Automaten an einem zentralen Standort zu hinterlegen, von dem mithilfe eines Zugangscodes der Schlüssel bei Bedarf ganz einfach abgeholt oder sogar nach Hause geliefert werden kann. Statt lange auf teure Aufsperrdienste zu warten, bietet das Unternehmen einen schnellen Service rund um die Uhr für günstige Tarife an.